Fibu - Export Beschreibung

Unter dem Programmpunkt Schnittstellen / Fibu-Export können für die angegebenen Fibu-Programme die Buchungen für Umsatzbelege (Ein- und Ausgangsrechnungen u.a.) sowie Zahlungen getrennt exportiert werden.

Jeder Export bekommt vom Programm eine fortlaufende Nummer (pro Jahr), wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert und kann beliebig oft wiederholt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie die Besonderheiten bei Direkt- und COM-Export und beim Export in eine externe Datei. Vergleichen Sie auch die Mandanteneinstellungen für Fibu-Konten, Bereich Fibu-Kopplung.

Je nach Einstellung variiert die Anzeige der entsprechenden Menüpunkte. So gibt es den Menüpunkt Schnittstellen / Fibu-Export / Fibu direkt nur, wenn für den Mandanten eine Direktkopplung zum SelectLine Rechnungswesen eingestellt ist.

Zeitraum

Für jeden neuen Export werden nur die Buchungen verwendet, die noch nicht exportiert wurden und deren Datum kleiner oder gleich dem Datum Exportieren bis ist.

Vorgeschlagen wird immer der letzte Tag des Vormonats.

Als Buchungsdatum wird entweder das Rechnungsdatum (Ausgangsrechnungen) bzw. Belegdatum (Eingangsrechnungen) oder bei Zahlungen das Zahldatum exportiert.

Mit der gesetzten Option Personenkonto = Kunden- bzw. Lieferantennummer wird als Personenkonto nicht das Konto aus dem Eingabefeld Fibu-Konto im Beleg, sondern die Kunden- bzw. Lieferantennummer verwendet.

So muss beim Anlegen der Kunden- und Lieferantenstammdaten darauf geachtet werden, dass die Kunden- bzw. Lieferantennummern und die Personenkontennummern übereinstimmen.

Exportparameter

Die Exportparameter können Sie bei direkter Fibu-Kopplung in den Mandanteneinstellungen Seite Fibu-Export vorgeben.

Sie können für den Export getrennt nach Kunden- und Lieferantenbelegen zwischen allen, keinen oder einzelnen Umsatzbelegarten auswählen.

Ausgangsbelege (Rechnung, Gutschrift) werden nur exportiert, wenn sie den Status gedruckt besitzen und die Belegsumme ungleich Null ist. Bei Eingangsbelegen (Eingangsrechnung) wird der gedruckt-Status nicht geprüft. Gedruckte Nullbelege erhalten das Exportdatum und werden aber nur exportiert, wenn in den Positionen unterschiedliche, zu bebuchende Erlöskonten verwendet werden. Andernfalls werden diese Nullbelege nicht exportiert und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.

Zahlungen - Der Export von Zahlungen kann optional erfolgen, umfasst auch Buchungen für Barzahlungsein- und Ausgänge.

Nur beim Stapelexport wird zwischen vereinbart und vereinnahmt unterschieden.

Für vereinbart erhält der Buchungssatz den Steuercode für die Umbuchung von nicht fällige auf fällige Steuer. Für vereinnahmt wird kein Steuercode übergeben.

Wareneinsatz - Bei gesetzter Option Wareneinsatz wird für Ausgangsrechnungen automatisch eine Umbuchung vom Bestandskonto auf das Aufwandskonto laut Erlöskontengruppe generiert.

Der Buchwert wird aus dem aktuellen Kalkulationspreis ermittelt.

Eine Umbuchung würde auch bei einem Rechnungsbetrag von 0,00 erfolgen.

Handelsstückliste auflösen - Ebenso kann optional festgelegt werden, ob bei Handelsstücklisten der Stücklisten-Hauptartikel oder die einzelnen Stücklisten-Unterartikel gebucht werden.

Periodenabschluss beachten - Mit dieser Option (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung) werden Belege nicht exportiert, wenn die dem Belegdatum entsprechende Buchungsperiode in der Fibu bereits abgeschlossen wurde. Über das Fehlerprotokoll bzw. über Fehlermeldung beim Einzelexport werden Sie entsprechend darauf hingewiesen. Bei deaktivierter Option werden die Belege in die nächste freie Periode exportiert.

Optionen

Je nach Exportart variiert dieser Bereich:

Optionen beim Direkt-Export

Text2 = Leer (nur beim Export SelectLine Fibu Direkt, COM und Stapel)

Ist die Option aktiviert, werden für den Buchungstext 2 keine Daten exportiert.

MWST-Pflicht beachten

Belege ohne MWST, aber mit aktivierter Option “MWST-Pflicht“ in den Positionen werden beim Fibu-Export abgewiesen.

Export in nächste freie Periode (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)

Ist diese Option nicht aktiviert, werden Belege mit Belegdatum in bereits abgeschlossener Buchungsperiode nicht in die Fibu exportiert. Diese Belege gelangen ins Fehlerprotokoll bzw. es erscheint beim Einzelbelegexport die Meldung "Periode xxx bereits abgeschlossen!". Bei aktivierter Option werden die Belege in die nächste freie Periode exportiert.

Optionen der Kostenrechnung prüfen (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)

Bei gesetzter Option werden die zu exportierenden Belege bzgl. der Voraussetzungen und Einstellungen für die Kostenrechnung geprüft. Ggf. erfolgt ein entsprechender Eintrag im Fehlerprotokoll und der Beleg wird nicht exportiert. Andernfalls werden die Belege ohne Fehlermeldung in das Rechnungswesen exportiert.

Die erzeugten Kostendatensätze entsprechen u.U. nicht den Einstellungen des Rechnungswesens (Kostenstellen/-träger fehlen bzw. obwohl nicht erlaubt, sind beide Einträge vorhanden). Hier muss dann manuell nachgearbeitet werden.

Einstellungen für Personenkonten / Sachkonten (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)

• Keine - keine Aktion. (Es wird davon ausgegangen, dass Personenkonten immer im Rechnungswesen angelegt werden - entweder über das Erfassen der Kunden/Lieferanten als Debitoren / Kreditoren und dem damit verbundenen automatischen Anlegen der Konten im Rechnungswesen bzw. aus den Kunden/Lieferanten über die Kontenfunktion Personenkonten anlegen.)
• Anlegen - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt.
• Prüfen und Anlegen - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt, und es wird geprüft, ob Bezeichnung und Einstellung vorhandener Personenkonten mit der jetzt erwarteten/zu bildenden übereinstimmt.
• Prüfen, Anlegen und Aktualisieren - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt und vorhandene Konten, für die Bezeichnung und Einstellung mit der jetzt erwarteten/zu bildenden nicht übereinstimmt, werden aktualisiert.

Kontenbezeichnung

Personenkonten - Die Kontenbezeichnung für Personenkonten kann über Platzhalter gebildet werden. Die beim Export gebildete Bezeichnung wird zum Anlegen, Prüfen und Aktualisieren verwendet.

Beispiel

Die Kontenbezeichnung soll aus Name und Vorname, getrennt durch Komma, gebildet werden.
Eingabe im Feld Personenkonten
{Buchkonto Name}+“,“+{Buchkonto Vorname}

Platzhalter aus dem Beleg für die Bildung des Personenkontos können im Feld Personenkonten ausgewählt werden. Im Fenster der Feldauswahl können Sie über den Schalter Verweis, wie im Formulareditor, weitere Datenfelder anderer Tabellen auswählen. Prüfen Sie mit dem Schalter Testen im Anschluss an Ihre Formeldefinition unbedingt die Richtigkeit der Syntax Ihrer Eingabe.

Optionen beim COM-Export

Optional kann festgelegt werden, ob Fibu-relevante Stammdaten geprüft, angelegt und/oder aktualisiert werden. Für Kunden und Lieferanten kann zusätzlich eingestellt werden, ob die Standardkontaktadresse, die Standardbankverbindung, der Bankbezug und, wenn daraus erforderlich, auch die Bank neu angelegt wird.

Hinweis: Beim Export werden für den ausführenden Benutzer die im Rechnungswesen festgelegten Zugriffsebenen auf die Kontentabelle geprüft. Fehlerfälle beim Export werden in Fehlerprotokolle aufgenommen und angezeigt.

Optionen beim Stapelexport

Bei aktiver Option “Personenkonto = Kunden- bzw. Lieferantennummer“ wird als Personenkonto nicht das Konto aus dem Eingabefeld “Fibu-Konto“ im Beleg sondern die Kunden- bzw. Lieferantennummer verwendet.

Unter Exportdatei wird der Name und der Verzeichnispfad für die Exportdatei eingegeben.

Mit dem Schalter am Eingabefeld können Sie den Dateiauswahldialog öffnen.

Teilweise werden Dateiextensionen (Dateitypen) oder ganze Dateinamen in Abhängigkeit der gewählten Art des Fibu-Exportes vorgegeben.

Optionen beim BMD-Export

Bei aktiver Option Keine Kostenperiode übermitteln werden die Felder Kostenperiode und Kosten-Monatsverteiler in der Exportdatei mit 0 gefüllt. Somit wird in der BMD-Fibu eine Verteilung der Kosten auf mehrere Monate verhindert.

Direktexport und Export via COM

Ist ein Mandant als Auftrags- und Fibu-Mandant angelegt, sollten die Belege per Direktexport in die Fibu exportiert werden.

Mit dem Direktexport werden, optional einstellbar, sowohl nicht vorhandene Personenkonten als auch Sachkonten (mit den Einstellungen aus dem Nummernkontext heraus) in den Kontenstammdaten angelegt.

Beim Export werden die Belege hinsichtlich der Zulässigkeit der zu übertragenden Konten, die Optionen zur Kostenrechnung und die im Rechnungswesen festgelegten Zugriffsebenen des ausführenden Benutzers auf die Konten geprüft.

Der Export in einen separaten Fibu-Mandanten ist auch via COM-Schnittstelle möglich. Mit dieser Exportvariante können, optional einstellbar, Fibu-relevante Stammdaten geprüft, angelegt und/oder aktualisiert werden.

Export in eine externe Datei (Stapel, DATEV)

Der Export in eine externe Datei ist für getrennte Datenbestände vorgesehen. Es erfolgt keine Plausibilitätsprüfung der Personen- und Kontonummern im Beleg.

Hinweis: Teilweise werden Dateiextensionen (Dateitypen) oder ganze Dateinamen in Abhängigkeit vom gewählten Ausgabeformat vorgegeben.

Buchungen aus PC-Kassenbelegen wahlweise zusammengefasst

In allen relevanten Fibuexport-Dialogen gibt es eine Option Kassenbelege einzeln buchen. Diese ist inaktiv voreingestellt. Bei deaktivierter Option werden Kassenbelege (Belegtyp=K) wieder pro KasseBank-, Steuerschlüssel-, Kostenstellen- und Kostenträger-Eintrag zusammengefasst, wenn dieser gleich ist. Bei deaktivierter Option wird zudem wieder die alte Belegnummer KasseBank/Monat-Tag/Nummer-Kassenabschluss vergeben. Bei aktiver Option greift das Verfahren, dass die Kassenbelege einzeln mit ihrer Originalbelegnummer gebucht werden.

Fibu - Export / Export löschen

Generell kann ein erfolgter Export belegweise über den Belegstatus Fibu-Export / Export löschen zurückgenommen bzw. storniert werden.

Ein kompletter externer Export kann je Exportdatum über Schnittstellen / Fibu-Export / Export löschen... zurückgenommen werden.

Der Export direkt oder via COM kann sowohl im Beleg mit gleichzeitigem Storno der Fibu-Buchung zurückgesetzt werden - als auch über das Menü Direktexporte stornieren. Hier werden externe Exporte beleg- / zahlungsweise gelistet - sie können nur einzeln zurückgenommen werden.

Fibu - Export Weitere

SelectLine Fibu direkt
(SelectLine Auftrag Mandantenland Deutschland und Österreich)

SelectLine Fibu-Stapel
(SelectLine Auftrag - SelectLine Kassabuch)

DATEV - CSV - OBE/KNE

(nur Mandantenland Deutschland und Österreich)

Weitere (SelectLine Auftrag - SelectLine Kassabuch)

je nach Programm und Mandanten

• Fibu Pro, Voks, Win Stapel
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